Monthly Report & Paper Work

Gw benci paperwork, jauh lebih menyenangkan bekerja langsung dengan mesin. At least, pemikiran itu muncul sampai beberapa hari terakhir.

Jadi ceritanya mulai bulan lalu NSN Tanzania ingin ada report bulanan mengenai operasional untuk IN dan HLRi, buat gw itu salah satu metode manager operasional NSN untuk menunjukan sesuatu yang berharga ke pihak management vodacom sebagai client. Well, sama sekali gak salah.

Yang menjadi masalah adalah ketika bulan lalu gw dan rekan dari bidang IN (roch) disuruh untuk membuat report bulanan tersebut namun sang manager tidak memberitahukan hal-hal apa saja yang harus dituangkan pada report tersebut. Dia cuma bilang “masukan apa saja yang kalian bisa”. Alhasil, gw masukin dengan *cukup* membabi buta dan tanpa arah beberapa hal berkaitan dengan HLRi selama bulan February 2009. Gak semuanya tanpa arah sebetulnya. Gw cukup memperhatikan beberapa poin yang kira-kira penting saat itu.

Singkatnya, report dikumpulkan ke direktur vodacom dan di lihat oleh semua pihak. Dalam waktu beberapa saat, ada email balasan ke sang manager NSN tentang poin-poin dan kritik mengenai report tersebut. Dan juga diberikan contoh report dari bagian lain yang telah terbukti bagus. Gw baca baik-baik dan gw bandingin dengan report dari bagian lain, dalam waktu sekejap report yang gw buat itu kelihatan seperti hasil pekerjaan anak SMP. Jelek banget.

Sebetulnya gak bisa disalahkan juga, karena sang manager memberikan tugas yang cukup nyeleneh. Tugas gw adalah konsultan yang mengurusi bagian technical, jelas bingung harus memasukan data-data apa saja dalam report tersebut untuk disajikan kepada bidang management, TANPA template yang jelas. Hal yang sama juga dirasakan oleh roch. Harusnya jenis report seperti ini dibuat oleh bagian lain, terlebih lagi dalam report tersebut diharapkan adanya hal-hal seperti utilization dan forecasting. Untuk masalah forecasting seharusnya sudah ada bagian tersendiri, yaitu planner. Dan planner lah yang harusnya menentukan dan meminta langsung data-data yang dibutuhkan kepada bagian operasional untuk kemudian di compile menjadi data laporan sajian bagi management.

Tapi setelah gw baca-baca report dari bagian lain tersebut, sepertinya cukup menarik. Intinya adalah report bulanan tersebut mampu menyajikan data-data mentah technical dari operasional menjadi dokumen yang menggambarkan keadaan sistem selama bulan tersebut, dan jika dibandingkan data dari bulan-bulan sebelumnya kita bisa melihat pertumbuhan kinerja mesin yang bersangkutan. Sajian dokumen ini akan membantu pihak management dalam mengambil berbagai keputusan penting.

Salah satu contoh mudah untuk bidang HLR adalah pertumbuhan subscriber. Setiap bulan akan dimasukan data pelanggan baru, dari data pelanggana tersebut bisa didapatkan berapa banyak active subscriber. Dengan mengetahui data active subscriber per bulan, dapat dilihat pertumbuhannya dan pihak management dapat melakukan analisis kira-kira berapa kapasitas yang dibutuhkan pada beberapa bulan kedepan. Menarik.

Gw coba baca-baca buku management. Buku yang saat ini dibaca dan isinya betul-betul sangat menarik adalah “Successful Manager Handbook”, yang salah satu intinya adalah memanfaatkan berbagai fasilitas untuk penyampaian data secara tertulis. Digambarkan juga bagaimana caranya menyajikan data-data mentah untuk menjadi suatu laporan yang padat dan berisi untuk pihak management yang lebih tinggi.

Setelah membaca beragam teori dan melihat contoh template laporan untuk management, gw coba untuk merangkai konsep-konsep yang akan dituangkan kedalam laporan. Ada satu masalah yang cukup menghalangi, yaitu grafik-grafik dari sistem terlalu jelek untuk dituangkan dalam bentuk laporan tertulis, salah satunya karena latar belakang grafik tersebut berwarna hitam pekat. Gw coba beberapa fungsi Microsoft Word untuk OS X, ternyata bisa menemukan berbagai fungsi grafik yang prosesnya cukup mudah. Edit data mentah ke Microsoft Excel, dan keluar datanya secara otomatis dalam bentuk grafik di Micorosoft Word. Dan graphic art nya sooo Kewl :). Berikut ini beberapa contoh hasilnya:

USSD
CPU

Sekarang gw baru paham kenapa banyak orang-orang management dan marketing menggunakan produk Apple. Sangat cantik dan mudah :). Namun sayang nya beberapa data mentah dari HLRi sangat banyak, dan sangat membosankan untuk memasukan data satu per satu kedalam table Excel. Untuk mempercepat proses maka gw buat beberapa script sederhana dengan ruby yang intinya adalah memproses data mentah (CSV) dengan memfilter bagian-bagian yang akan diambil, dan kemudian dipisahkan dengan dibentuk kembali menjadi file format CSV. Format CSV akan sangat mudah dibuka dengan Excel, sisanya adalah tinggal kopi paste ke beberapa table untuk menjadi grafik yang akurat. Seharusnya jika bekerja di lingkungan OS X bisa lebih lengkap lagi, mungkin bisa langsung menghasilkan table untuk di include kan sebagai grafik di word (dengan ObjC?!), sayang pengetahuan tentang permrograman di lingkungan OS X masih kurang jadi belum bisa sejauh itu :(.

Asyik juga, dengan adanya tugas seperti ini secara tidak langsung belajar banyak hal yang berhubungan dengan management. Ternyata ilmu management itu sangat menarik dan tidak kalah dengan masalah-masalah teknikal. Cukup senang juga karena bisa memuaskan pihak management customer, dan sjk sekarang report tersebut dijadikan template bulanan yang selanjutnya akan dikerjakan oleh tim lokal customer untuk HLRi setiap bulan. Well, sayangnya gw bilang ke mereka klo template dalam bentuk Word spesifik untuk OS X, itu sebabnya report yang dikumpulin gw compile ke PDF. Bukan berarti tidak mau share template aslinya (huh, ada jg sih pemikiran spt itu :P), tapi sayangnya template tsb (setau gw saat ini) hanya bisa dibuka oleh Microsoft Word OS X, jd orng-orng lokal sini harus bekerja lebih keras untuk membuat graphic art yang sama.

Tapi format Word OS X kenapa jadi berantakan dan grafik-nya hilang ya saat di-save ke format Word untuk M$ Windows?!

Advertisements

2 thoughts on “Monthly Report & Paper Work

  1. hhaha,.. ada juga yah yang nulis gini,..
    kirain ga ada, udah hampir desperate nih..

    ini artikel tanggal berapa ya mas,..
    koq nyari timestampnya ga ada ya,..

    aku juga lagi bingung nih buat laporan bulanan,..
    bingung apa yang mau ditaro,..

    dari pihak management juga ga ngasih clue,..
    ga di urge juga lagi, jadi suka-suka mau buat apa enggak, tapi lama-lama kasian juga manager aku, dia ga punya bahan untuk ngomong ke big boss, hihi,.. ^_^

    Thanks ya mas infonya,..
    aku coba cari juga bukunya deh buat referensi, siapa tau nemu pdfnya di internet, hihi,.. ^_^

  2. “This entry was posted on Monday, April 13th, 2009 at 12:45 AM”

    yoi, kadang emang sulit krn atasan jg gak semuanya paham apa yang harus di tulis 🙂

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s